皆様、こんにちは。
群馬のジョニーです。
今回は、SYSグループの一大イベントである運動会の幹事を務めさせていただいた経験について、
私が感じたことや取り組んだことをお伝えしたいと思います。
興味のある方は、ぜひお付き合いください。
0 幹事をやることになったきっかけ
運動会幹事を引き受けるきっかけとなったのは、
昨年（2024年）の本採用面談時、部長とのさりげない一言からでした…
部長「本採用にあたり、エンジニア業務以外にも、社内イベントなどに積極的に参加していただけますか？」
ジョニー「もちろんです。できる限りお手伝いさせていただきたいと思います。」
ジョニー（心の声）「あれ？最近、運動会の幹事を誰がやるか話題になっていたような…」
部長はにっこりと微笑みながら言いました。
部長「あー！、そうですか！良かったです。実は今度、全社のイベントで運動会がありまして・・・」
ジョニー（心の声）「ですよねー！流れは出来てましたね！（笑）」
ジョニー「幹事ですか？自分でよければ是非やらせてください！」
部長「おー！じゃ、決まりね！」
こうして、本採用面談中に、私は運動会幹事を引き受けることが決まりました。
当時は、イベントまでまだ半年以上も時間があり、何をどう進めていくのか全く想像もつきませんでした。
しかし、前向きに捉え、この新たな挑戦に対する期待感があったことを覚えています。
また、私のリーダーがeスポーツイベントで幹事を経験していたため、
「何かあったらサポートするよ！」
という一言が非常に心強く、安心したのを覚えています。
１ 昨年の運動会資料
幹事活動は、全拠点の幹事が集まるキックオフミーティングを迎えるまでは特段作業することはありませんでした。
そのため最初のステップとして、昨年の運動会の資料や関連する動画を確認し、
どのようなイベントであったのか、またどのような進行がなされていたのかをイメージすることから取り組みました。
資料の量が膨大で、どこにどんな情報が載っているか探すのに苦労しました・・・
２ キックオフ
全社の幹事が一堂に会し、Zoomを通じてキックオフミーティングが開催されました。
この時点では、運動会の準備がどのように進行していくのか、
具体的な内容については全く予想がつかないままでした。
そのため、私はただ日々の業務に取り組む中で、少しずつイベントの全容が明らかになることを待っていたのです。
３ 幹事業務始動
関東地域の幹事を担当するメンバーは、それぞれ日常業務をこなしながら、
時間を調整してZoomミーティングを重ねていきました。
初めは、少しずつ役割を決めていくことから始まり、会場候補に関する意見を交わし、
さらに多くの参加者を集めるための景品や会場に関するアイデアを議論し始めました。
2月から3月にかけては、月に一度のミーティングで進行していましたが、
6月7日に運動会の開催日が正式に決定したことを受けて、
4月からは週に一度のペースに増加しました。
業務が忙しい中で、毎週全員が出席するのは難しい状況でしたが、
それでもメンバー、一人一人ができる限りの時間を割いて、少しずつ進めていきました。
具体的には、遠方の参加者への交通費支給対象範囲の決定や、景品の総額とその選定、競技の内容、
さらには運動会で流すBGMに関する議論など、細部に渡る調整が行われました。
GITが担当した主な業務は、当日の投影資料の作成、会場図の作成、そしてプログラムの作成でした。
また、ジョニーは最近「緊張に強くなること」を自分の目標として掲げていたこともあり、
思い切って司会進行を立候補しました。
結果として、その役割を任されることとなり、当日は司会進行を担当することになりました。
この挑戦は、私にとって大きな成長の機会となりました。
さらに、運動会をスムーズに進行させるために、年間MVPの受賞者の確認や、当日参加者の確認、
さらには授与者の参加確認など、運営面での細かな調整も行いました。
各社からは、当日の競技選定やその説明資料の作成、道具の準備など、多岐にわたる準備が求められました。
４ 前日
実は、当日の投影資料は、6月6日（金曜日）時点では未完成の状態でした。
各社の資料が揃い、幹事リーダーの確認が終わったのも前日のことだったため、
急遽時間を確保し、ほぼ一日をかけて投影資料のマージと最終確認を行いました。
さらに、当日の司会進行を想定しながら、台本の作成にも取り掛かり、
年間MVP受賞者の名前とその読み方を確認しました。
しかし残念ながら、当日名前を間違えてしまった方がいらっしゃいました。
このことについては、本当に申し訳なく思っています。
準備不足が反省点となります。
５ 当日
会場準備が少しバタつき、さらには参加者の方の電車遅延というダブルパンチ…。
イベントのスタートは、まさかの30分遅れというハプニングで幕を開けました。
しかしそこはさすが、幹事リーダー！
臨機応変な司会進行でスムーズに軌道修正し、あっという間に遅れを取り戻してしまう対応力に感動でした。
私は司会進行役でしたが、リーダーとタッグを組みながら進める形に。
「臨機応変・対応力ってこういうことか…」と実感した瞬間でした。
当日の競技は、なんとリハーサルなしのぶっつけ本番！
でも、各社幹事の皆さんが抜群の対応力を発揮し、全競技を無事に実施。
チームリーダー（社長方）の臨機応変な進行・盛り上げる発言・見事なアドリブにも驚かされっぱなしでした。
正直、私は「予定通りこなすこと」で頭がいっぱいでしたが、
“多少調子に乗ってでも、盛り上げたほうが絶対に良かった！”と心から思いました。
失敗をしてでも挑戦してみれば良かったと反省点になりました。
「盛り上がるかな…？」という不安もありましたが
チームリーダーの盛り上げと、参加者の皆さんが本気で競技に取り組んでくれたおかげで、まるでお祭り状態に！
司会席からその熱気を見ていて、つい我慢できず…ステージから携帯で動画を撮影してしまいました（笑）
景品授与も無事に進行し、大盛況で終了！
ただ、Switch 2が当たらずに涙するお子さんがいて…こちらも思わずほっこり。
あれだけ全力で楽しんでくれると、運営側としても本当にうれしい気持ちになりました。
６ 振り返って
今回、運動会の幹事を務めてみて、
資料作成や事前準備の大変さを身をもって実感しました。
特にリーダーには大きな負担がかかっていたと感じており、感謝の気持ちでいっぱいです。
無事にイベントを成功させることができた一方で、いくつかの反省点も見つかる結果となりました。
また、普段なかなか接点のない他社の方々と協力できたこと、
多くの皆さんの前で司会進行を務めさせていただけたことは、とても貴重な経験でした。
今回幹事を行って学べた・身についた事があります。
遠慮せずに発言して良いこと。
初めは「自分なんか新入社員だし・・・、他社の方に迷惑かけたくない・・・」って気持ちが大きかったです。
それと、自分で判断してどんどん物事を進めて良いということを学びました。
初めは「誰かの決定待ちまで、進めないほうが無難かな？」という考えがありました。
この経験と学べたことは自分にとって大きな経験になったと思います。本当にやってよかったです！
来年も運動会が開催されるかは分かりませんが、
次回は参加者として皆さんと一緒に競技に参加してみたい気持ちもあります。
もちろん、また幹事でも構いませんが……次は参加して景品を狙いたいです！（笑）
以上が運動会幹事を行ってみての記事でした。
ここまで、読んでいただきありがとうございました。